内容証明郵便とは
- その内容と、
- 出した日を
郵便局で証明してくれるというものです。
重要な通知をする場合や、その手紙を出したという証拠を残す必要がある場合などに利用されます。
内容証明の書き方
内容証明郵便の書き方には、さまざまな規則があります。
- 用紙について
内容証明専用用紙が市販されていますが、どんな用紙を使うかは自由です。
原稿用紙、便箋、メモ用紙などでかまいませんし、大きさの制約もありません。
ただし、文字数・行数の制限がありますので、マス目のあるものが書きやすいと思います。
- 同文のものを3通作る
相手に送る分と、郵便局が保存する分、自分で持っておく分の計3通です。
- 1行に20字以内、1枚に26行以内。
横書きで作成する場合には、1行13字以内、1枚40行以内、または1行26字以内、1枚20行以内でもかまいません。
- 使えるのは、漢字、仮名、数字です。
句読点やかっこは、一字として計算されますので注意してください。
文頭に句読点が来ることもあります。
- 訂正・修正
訂正や修正をした場合には、欄外に「何字削除、何字加入」などと書き、そこに差出人の印を押しておきます。
訂正、修正した文字が判読できるようにしなければいけませんので、塗りつぶさず、線を引いて消します。
- 年月日、住所、氏名
文書の最後に、年月日、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名の順に書きます。
横書きの場合は、文書の最初に年月日、受取人の住所・氏名、差出人の住所・氏名の順に書いてもかまいません。
- 印
法律上は必要ありませんが、本人が書いたということを示すために、
氏名の下（横書きの場合は氏名の右）に捺印するのが通例です。
- 封筒
封筒に書く差出人と受取人の住所・氏名は、本文記載のものと同じでなければいけません。
内容証明の出し方
内容証明郵便を扱うのは、集配局および地方郵政局長が指定した無集配局に限られています。
大きい郵便局であれば扱っていると思います。
わからない場合は、最寄の郵便局の窓口で扱っている郵便局を教えてもらうか、電話でお問い合わせください。
下記リンク先で、お近くの内容証明郵便を取り扱う郵便局をお探しいただけます。
差出人が郵便局へ持っていくのは次のものです。
- 内容証明として出す同文の書面3通（受取人が複数の場合は、その数プラス2通）
- 封筒1通（受取人が複数の場合は、その数）
- 印鑑
- 郵便料金
郵便局員の方が、書面の確認作業を行うので、封筒は封をしないで持っていきます。
印鑑は、確認作業により訂正の必要が生じることがあるので、念のために持っていきましょう。
確認作業が終わると、書面に証明文と日付のスタンプを押して、差出人に返されますので、
そのうち1通を封筒に入れて封をし、郵便局員の方に渡します。
引き換えに交付される受領証と控え用の書面はとても大切ですので、なくさないように保管してください。
内容証明を窓口で出す場合、配達証明付で出すようにしてください。
受取人に配達されたのかどうかや、いつ配達されたのかということは、
内容証明郵便にしただけでは証明できません。
もし窓口で出した際に配達証明を付けるのを忘れた場合でも、
出してから1年以内であれば配達証明を出してもらうことができます。
内容証明にすべきケース
- 債権譲渡の通知など、確定日付のある証書での通知が必要な場合
- 契約を解除するときなど、通知の内容が重要な場合
- クーリングオフなど、通知の日付が重要な意味を持つ場合
内容証明を出すべきでないケース
- 相手が友好的であるとき
- 将来にわたりつきあいたい、もしくはつきあわざるを得ない相手のとき
内容証明は、受け取った相手側に対して、心理的圧迫感を与えたり、動揺させたりするものです。
上記のような相手方に、どうしても内容証明を送る必要が生じたときには、
内容証明を送ることを一言伝えておくのもよいかもしれません。